Stappen onboarding project

Ik schrijf begin deze maand een blog over voorbeelden van inwerkprogramma’s. Over de verleiding je in eerste instantie te laten inspireren door de succesvolle programma’s van anderen. Waardoor je in je eigen project al snel de bomen in het bos niet meer ziet. Tijdens het schrijven identificeer ik zeven belangrijke stappen in het onboarding project, welke ik graag met je wil delen. Deze stappen mag je eigenlijk in geen enkel project vergeten wil je er een succes van maken. Voor sommige onder ons een open deur, voor andere wellicht een handige leidraad. Ik zet ze hierna voor je op een rijtje.

Doelstellingen vaststellen

Ieder project begint met het vaststellen van de doelstellingen en het beoogde resultaat. Zo ook dit project. Dit kan bijvoorbeeld het succesvol integreren van nieuwe medewerkers zijn, het verbeteren van de betrokkenheid of het verminderen van het verloop. Zorg ervoor dat de doelstellingen voldoende specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden (SMART) zijn.

Stakeholders betrekken

Identificeer wie je de belangrijkste stakeholders zijn en betrek die vanaf het begin bij je project. Dit kunnen HR-professionals zijn, leidinggevenden, teamleden en andere relevante partijen als IT of Facilitaire zaken. Zorg ervoor dat er duidelijke communicatielijnen zijn en dat de verwachtingen van alle betrokkenen worden gedeeld en begrepen.

Projectteam samenstellen

Stel een projectteam samen dat verantwoordelijk is voor het plannen, implementeren en beheren van het project. Zorg ervoor dat het team de juiste mix van vaardigheden, expertise en betrokkenheid heeft om het project succesvol te laten verlopen. Kijk ook goed naar wie je welke rol in het team laat vervullen en hoe je rapporteert aan je opdrachtgever.

Middelen toewijzen

Bepaal wat je nodig hebt aan middelen, zoals financiële middelen, personeel, technologie en materialen die nodig zijn het project te laten slagen. Maak een goede businesscase en vraag een passend budget aan. Zorg ervoor dat alle benodigde middelen tijdig beschikbaar zijn het project uit te voeren.

Planning en tijdlijn opstellen

Maak een gedetailleerd projectplan met tijdlijn en mijlpalen. Identificeer de belangrijkste activiteiten, taken en producten die moeten worden voltooid c.q. opgeleverd. Wijs verantwoordelijkheden toe. Zorg ervoor dat je planning realistisch is en voldoende tijd biedt voor elke fase van het project.

Risicoanalyse uitvoeren

Identificeer risico’s en obstakels die het succes van het project kunnen beïnvloeden. Maak een plan voor risicomanagement voor het beheersen van potentiële problemen en het minimaliseren van eventuele tegenslagen.

Communicatieplan opstellen

Houdt alle relevante belanghebbenden op de hoogte van de voortgang en belangrijke mijlpalen. Ontwikkel hiervoor een communicatieplan met duidelijke en regelmatige communicatie om de betrokkenheid en het begrip te vergroten.

Met deze onderwerpen heb je zeven belangrijke stappen in je onboarding project in beeld. Je mist in dit rijtje wellicht een analyse van de huidige situatie. Of die van de gewenste situatie op basis van een gedegen businesscase. Ze maken wat mij betreft onderdeel uit van stap vijf, waarin o.a. planning en voorbereiding zitten. Dat is iets te veel detail voor dit korte blog maar komt wellicht nog terug in een volgende. Mocht je daar niet op willen wachten, neem dan gerust contact op of kijk voor inspiratie bij je analyse(s) eens naar de Labby Onboarding Game.