Medewerkers inwerken én opleiden – Vanuit je eigen Academie

Inwerken is een leervraagstuk

Ik merk dat steeds meer organisaties tot de conclusie komen dat het inwerken van nieuwe medewerkers eigenlijk een leervraagstuk is. In die gevallen wordt dan vaak ook gebruik gemaakt van de organisatie’s eigen academie (lees: leerplatform), waarbij voor het inwerken leerlijnen worden ingericht voor o.a. algemene en functie- of afdelinggebonden onboarding. Tussen de twee projecten inwerken en opleiden bestaat een groot aantal overeenkomsten en afhankelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan planning, systemen, bemensing, enz.. Maar er zijn ook verschillen. En dat laatste leidt nogal eens tot hoofdbrekens. Ik licht er een paar voor je uit:

Startdatum

Nieuwe medewerkers halen het meest uit de onboarding wanneer ze daar al voor de eerste werkdag mee kunnen beginnen. Hoewel zij dan nog nergens toe verplicht zijn, wil je ze wel de gelegenheid geven om alvast kennis te maken met de organisatie. Cultuur, medewerkers, producten, je vindt vast een manier om ze een vliegende start te geven en vol enthousiasme naar de eerste werkdag toe te laten leven. Maar … anders dan bij bestaande medewerkers, hebben zij nog geen toegang tot accounts en systemen van de organisatie.

Systemen

Over systemen gesproken. Bestaande medewerkers hebben o.a. een werkstation of een laptop tot hun beschikking. Daarmee kunnen zij naar hartelust in hun leerlijnen grasduinen. Nieuwe medewerkers zijn nog niet zover. Hoe ga je, als een laptop nog eens is uitgereikt, al die belangrijke content aanbieden?

Inhoud

Ik pleitte er hierboven voor om in de fase voor de eerste werkdag vooral te focussen op verbinding met de organisatie en haar mensen. Dat is heel andere content dan wat je aan gaat bieden op een later moment, als iemand al gestart is. En hoogstwaarschijnlijk gebruik je dan ook andere media en type content. Naar mate iemand langer in dienst is verschuift de focus. Van verbinding en socialisatie naar inhoud, ontwikkeling, kennisdeling, -borging enz..

Eigenaarschap

Bij inwerken en opleiden zijn veelal dezelfde belanghebbenden betrokken. Echter het inwerken wordt over het algemeen door HR afdelingen gecoördineerd terwijl het opleiden nog al eens bij een andere stafafdeling is belegd. Het is zaak om beide vanaf het begin nauw bij het project te betrekken en bijv. mee te laten beslissen over het ontwerp van onboarding en leerlijnen.

Dit zijn zo een paar onderwerpen waar je bij stil moet staan wanneer je met inwerken en opleiden aan de slag gaat. Er zijn in die context natuurlijk nog veel meer onderwerpen te benoemen waarvoor dat geldt. Welke mis je? Laat het me weten, ik schrijf er met alle plezier een volgende keer wat over.

9 stappen

OK, nu hebben we een paar onderwerpen benoemd. Maar met benoemen alleen zijn we er natuurlijk nog niet. Wat te doen?

1. Maak een overzicht van al je stakeholders. Zorg er vooral voor dat je helder hebt wie in de organisatie betrokken is, en een stem heeft, bij beslissingen die je neemt in je project. Wanneer je iemand vergeet kan dat heel vervelend zijn voor de voortgang van je project in een later stadium.
2. Analyseer uitgebreid de huidige situatie van inwerken en opleiden.
3. Ontwerp samen met belangrijke stakeholders een (nieuw) overzicht van alle activiteiten die je op wil nemen in je inwerkprogramma. Ik gebruik voor mijn klanten de Onboarding Game maar bied het ontwerpen van een onboarding roadmap ook aan als losse consultancy dienst.
4. Hou bij het ontwerp rekening met algemene en functie- of afdelinggebonden activiteiten.
5. Herontwerp globaal je opleidingen zo dat ze passen in een tijd- en plaatsonafhankelijke setting.
6. Benoem de activiteiten in het ontwerp uit voorgaande 3 punten welke je in je leerlijnen kunt aanbieden.
7. Bepaal per activiteit welke media je wil gaan gebruiken.
8. Kijk nu pas op welke wijze je je inwerken en opleiden technisch wil gaan ondersteunen. Een app, een leerplatform, misschien een combinatie of zelfs HR software waar je al mee werkt. Ik geef direct toe dat dit een stokpaardje van me is, maar wat het beste voor je past weet je pas echt goed nadat je de vorige stappen hebt gehad.
9. En dan kun je nu eindelijk aan de slag met het inrichten van de gekozen tooling en content gaan produceren (ontwerpen, herontwerpen, overzetten)

Resultaat

Het resultaat van dit alles is een academie waarmee je tijd- en plaatsonafhankelijk inwerken en opleiden aanbiedt.
Je kunt er de kennis die aanwezig is in jouw organisatie mee borgen en delen, ook al werken medewerkers op afstand. Bovendien ontlast je bestaande medewerkers bij inwerktrajecten en opleidingen.
Omdat je je academie gebruikt voor zowel inwerken als opleiden is de overgang tussen beide naadloos. Een leven lang leren, met hetzelfde systeem.

Als je wat hulp kunt gebruiken

Heb je behoefte aan ondersteuning tijdens het zetten van deze 9 stappen? Ik help je graag bij een of meer onderdelen van het analyseren, ontwerpen, bouwen en implementeren van een eigen academie.

Tot nu toe maakte ik vooral gebruik van Moodle LMS of van Pluvo. De eerste is een open source leermanagementsysteem dat wereldwijd op dit moment ca. 328 miljoen gebruikers kent, verdeeld over 244 landen. Pluvo is van eigen bodem en is een populair SAAS leerplatform waarmee je op een eenvoudige manier succesvolle inwerktrajecten kunt faciliteren. Beide zijn uitermate geschikt als online academie die je kunt vullen met leerlijnen, e-learnings, naslagwerken, enz..

Wil je hier meer over weten, een demo of gewoon reageren op deze post? Bel me of gebruik het contactformulier.