De meeste mensen zijn in hun carrière wel één of meer keren van werkgever of opdrachtgever gewisseld. Zij hebben daarbij kunnen merken dat het tussen organisaties enorm verschilt hoe zij omgaan met de “inwerkperiode” van nieuwe medewerkers. En waar de focus ligt bij Employee Onboarding, wat veel verder gaat dan inwerken alleen.

Employee Onboarding heeft een aantal praktische elementen in zich. Laat ik die maar even de harde kant noemen. Het gaat hier vooral over zaken als uitlevering van de laptop, een mobiele telefoon, een toegangspas, enz.. Eenmaal geregeld is er geen omkijken meer naar. Maar wanneer een nieuwe medewerker zelf nog achter zaken aan moet is dat op zijn minst vervelend te noemen.

Die andere, zachtere kant van Employee Onboarding is minstens net zo belangrijk. De organisatie zal willen weten of een medewerker zich kan verbinden met haar missie, geldende normen en waarden, hoe men met elkaar omgaat. De medewerker wil op zijn beurt betrokken zijn bij de bedrijfsvoering en trots kunnen zijn op de organisatie waar hij werkt.

Het lijkt allemaal betrekkelijk eenvoudig en eigenlijk is het dat ook. Voor iedere organisatie ziet het onboarding programma er anders uit. Ze hangt o.a. af van de omvang van de organisatie en de mate waarin medewerkers doorstromen.

Een voorbeeld:

Welkom

• Al in de week voorafgaand aan de eerste werkdag krijgt de nieuwe medewerker toegang tot het onboarding programma;
• Bij de eerste keer inloggen wordt deze op persoonlijke wijze welkom geheten;
• Er volgt een korte uitleg over het onboarding programma;
• De directie heet, bijvoorbeeld via een filmpje, de medewerker welkom;
• Al dan niet gecombineerd met een korte introductie van de organisatie, cultuur, doelstellingen, enz.;
• De nieuwe medewerker wordt steeds gestimuleerd feedback te geven;
• Met de feedback wordt zichtbaar iets gedaan wat de betrokkenheid vergroot.

Compliance

• Globaal wordt uitgelegd welke regels en procedures er gelden. Niet alles ineens maar enkel wat voor dat moment relevant is;
• De direct leidinggevende bespreekt welke KPI’s belangrijk zijn voor de organisatie en de medewerker;
• Games, blogs, video’s en andere media worden ingezet om kennis en kunde te toetsen en verhogen.

Verbinding

• De medewerker krijgt informatie over de historie van de organisatie en haar missie en visie. Ook duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid wordt hierin meegenomen;
• De medewerker is trots op de organisatie waar hij komt te werken.

Cultuur

• Het voltallige management is trots op de manier waarop de organisatie haar nieuwe medewerkers begeleidt;
• Naast de digitale buddy wordt er vanaf de eerste werkdag ook een medewerker gekoppeld. Dan kan heel goed iemand van het senior management zijn;
• Deze laat zien wat de bedrijfscultuur is en hoe met elkaar om te gaan tijdens en na het werk;
• Al in de eerste week wordt een aantal afspraken ingepland om kennis te maken, samen te lunchen, sporten, enz.;
• Ook voortgang- en evaluatiegesprekken worden alvast gepland;
• Er is een “smoelenboek” waar iedere medewerker iets over zijn afdeling en zichzelf vertelt;
• In het smoelenboek is zichtbaar wat de belangrijkste collega’s zijn;
• Na ca. drie maanden krijgt de nieuwe medewerker een verzoek een blog of feedback te schrijven over de eerste ervaringen binnen de organisatie;
• Hier wordt zichtbaar iets mee gedaan om het onboarding programma verder te verbeteren.

Al deze elementen kunnen samen zorgen voor een ware kickstart. Nieuwe medewerkers zijn veel sneller effectief en meer betrokken bij de organisatie (en andersom). En dat, met name door lager personeelsverloop, op kosten zal worden bespaard mag duidelijk zijn.