Wil je meer weten over onze onboarding oplossing?

Maak dan hier een afspraak voor een demonstratie.

Onboarding

onboarding kennismaken collegas

Een economie die groeit geeft een arbeidsmarkt die krap is. Het is en blijft een boeiende paradox: hoe meer je goede mensen nodig hebt, hoe lastiger het is om ze te krijgen en te houden. Dit vraagt extra aandacht aan het goed opzetten van werving en selectie, maar zeker ook om het zich snel thuis laten voelen van die nieuwe medewerker binnen je organisatie.

welkom medewerkers

Iedere organisatie wil graag dat nieuwe medewerkers zich snel thuis en betrokken voelen. Met een goede onboarding kun je er voor zorgen dat zij zich de kennis, vaardigheden en gedrag eigen maken die nodig zijn om zo snel mogelijk effectief onderdeel uit te kunnen maken van de organisatie.

De "Employee Journey"

Het onboarding proces is onderdeel van de totale Employee Journey. Deze journey start op het moment dat iemand voor het eerst in aanraking komt met de organisatie en eindigt wanneer de organisatie weer wordt verlaten.

Ze bestaat uit de volgende drie fasen:

  • Instroom: Hieronder vallen merkbouw (employer branding), reputatie management en werving van personeel;
  • Doorstroom: Medewerkers worden te werk gesteld en vinden hun weg in de organisatie (employment, internal engagement);
  • Uitstroom: external engagement.

Bij deze fase indeling zien we onderdelen van onboarding terugkomen in de fasen instroom en doorstroom.

Onboarding komt uit de Verenigde Staten en was aanvankelijk slechts een online proces. Ze was bedoeld om een nieuwe werknemer via het internet alvast kennis te laten maken met de organisatie, de collega's en geldende procedures. Inmiddels omvat onboarding het hele inwerkproces, on- en offline.

business case

Waarom onboarding?

Een goede onboarding zorgt voor een kickstart, bevordert de medewerkersbetrokkenheid en is kostenbesparend, m.n. door lager personeelsverloop. Immers, wanneer een medewerker niet goed wordt begeleid in deze fase bestaat de kans dat je al binnen een half jaar een exitgesprek met deze medewerker voert.

welkom

Wanneer je resultaten wil bereiken met het onboarden van nieuwe medewerkers dan kijk je minimaal naar de volgende vier onderdelen:

  • Compliance;
  • Verbinding;
  • Cultuur;
  • Community.

succesfactoren

Compliance

De medewerker moet tijdens het inwerken bekend gemaakt worden met alle regels, wetten en voorschriften die er binnen de organisatie zijn. Het is echter niet handig om alle informatie direct aan te bieden. Gedoseerd de medewerker kennis laten maken met relevante informatie is effectiever.

Verbinding

Verbinding zoeken door het delen van kennis over de organisatie. Wat ligt haar historie, wat is haar missie. Welke visie heeft zij. Een medewerker moet zich trots kunnen voelen om deel uit te mogen maken van de nieuwe werkomgeving. Andersom moet de organisatie laten zien dat ze blij is met de nieuwe aanwinst. Er moet verbinding zijn.

Cultuur

Hoe gaan collega's onderling met elkaar om? Wat wordt belangrijk gevonden? Hoe gaan zij om met klanten en met leveranciers? Het gaat hier over de normen en waarden van de organisatie. Alle onderdelen van de onboarding moeten de cultuur van de organisatie uitstralen.

Community

Kennis maken met nieuwe collega's. Wie zijn ze en wat doen ze binnen de organisatie? Het is belangrijk om snel te weten te komen welke formele relaties er zijn. Maar ook hoe informeel de lijnen lopen. Wat is de rol van de nieuwe medewerker en welke verwachtingen hangen daarmee samen?

welkom

Introductieprogramma nieuwe medewerkers

Het ideale introductieprogramma ziet er voor iedere organisatie anders uit. Zo’n programma bestaat uit verschillende onderdelen. Sommige zijn simpelweg actiepunten zoals:

  • Opnemen in personeelsadministratie;
  • Toewijzen buddy;
  • Plannen van een rondleiding;
  • Bestellen toegangspas;
  • Aanmelden voor trainingen;
  • enz..

Handig hierbij is een checklist waarop alle stappen staan vermeld zodat er niet iets tussen wal en schip raakt. Daarnaast moeten er een aantal producten beschikbaar zijn die we hieronder benoemen. Let wel: dit is geen eindige lijst want zoals gezegd, voor iedere organisatie ziet het programma er weer anders uit.

onboarding en employee journey

Voor de eerste werkdag

  • Checklist (zie hiervoor);
  • Welkomstbrief;
  • Praktische informatie;
  • Visiedocument;
  • Informatie over de afdeling;
  • Introductie buddy;
  • Taakomschrijving.

Er zal bij het verstrekken van de informatie via mail en internet (evt. intranet) o.a. gebruik gemaakt worden van e-learning, video, video-conference.

De werkplek kan al verkend worden, voor de eerste werkdag start, via video of google maps tour.

In de instroomfase kan gebruik gemaakt worden van tooling met wat korte cases of vragen om te ontdekken of iemand bij de organisatie past. Op deze wijze maakt een nieuwe medewerker al voor hij of zij solliciteert kennis met de cultuur en werkwijze van de organisatie.
Wanneer onboarding al bij werving & selectie begint, kiezen organisatie en medewerker meer geïnformeerd voor elkaar. De kans dat een medewerker snel vertrekt wordt daarmee een stuk kleiner.

De eerste werkdag

  • Organisatiestructuur;
  • Informatie over voorschriften en protocollen;
  • Instructie inlog bedrijfsnetwerk, instellen (voice)mail, uren schrijven.

Een persoonlijk welkom vindt plaats door directie, de afdelingsmanager en/of buddy.
Persoonlijk wil overigens niet zeggen dat dit altijd face-to-face moet gebeuren. Zo kan het bijv. zijn dat de eerste opvang plaatsvindt door de afdelingsmanager en de medewerker voor de eerste werkdag al een video ontvangt met een welkomstwoord van de directie of een collega van dezelfde afdeling.

Uitleg over hoe de organisatie in elkaar zit en wat precies de regels zijn kan ook prima via een e-learning worden gegeven. Daarmee is er de mogelijkheid nog eens iets na te slaan en wordt consistentie bereikt.

De eerste week

  • Overzicht trainingen en opleidingen;
  • Opleidingen apparatuur en software;
  • Informatie over functioneren en beoordelingen, inhoud en cyclus.

Na de eerste week

  • Evaluatieformulier.
welkom

Hoe het introductieprogramma eruit moet zien hangt o.a. af van de omvang van de organisatie en van de mate waarin medewerkers doorstromen. Er zijn in principe weinig verschillen tussen het onboarden van vaste medewerkers en bij inhuren daarvan. Je kunt het programma op verschillende manieren vorm geven:

Richtlijn

Betrokkenen als HR, Resourcemanagement en Communicatie bespreken samen met directie, hoe in de organisatie wordt omgegaan met onboarding. Het verslag dient als richtlijn binnen de organisatie;

Standaard proces

Op basis van de richtlijn wordt een proces uitgewerkt, incl. benodigde documenten en faciliteiten, dat van toepassing is op alle nieuwe medewerkers, in- en extern.

Gedifferentieerd proces

Het proces wordt uitgewerkt per groep medewerkers. Denk bijv. aan leidinggevenden, commerciële medewerkers, operationele medewerkers.

Maatwerk

Nu worden ook afdelingsmanagers betrokken in de vertaling van richtlijn naar het proces en bijbehorende producten.