Introductie

Wie is Peter Haasdijk?

Iets over mijzelf? Ik ben getrouwd, woon samen met mijn vrouw Hester en dochter Melissa in Beusichem. Dat ligt in de Betuwe, net naast Culemborg. Daar woon ik nu ruim 10 jaar.

Als ik niet aan het werk ben dan vind je mij op de atletiekbaan of op de dijk of in het bos. Aan het trainen voor weer een halve of hele marathon. Verder fotografeer ik graag en sta ik graag in de keuken (dat komt er alleen steeds minder vaak van).

Ik ben zelfstandig organisatieadviseur, al vanaf 2011. Mijn bedrijf heet Profidor. Vanaf 2018 besteed ik het grootste deel van mijn tijd aan ‘werven – inwerken – behouden’ van nieuwe medewerkers. Onboarding dus. Via onboarding consultancy en daarbij gebruik ik de merknaam Labby.

Kun je de luisteraars kort uitleggen wat onboarding is?

Heel kort: Alle activiteiten die een nieuwe medewerker helpen om succesvol te zijn of die zorgen voor betrokkenheid bij de organisatie.

Wanneer besloot je: Ik word onboarding consultant?

En waarom besloot je dit?

Ik heb flink wat jaren als projectmanager of productmanager gewerkt op projectbasis. Projecten variërend van enkele maanden tot langer dan een jaar. Ik ben heel wat keren geconfronteerd met onboarding. Of eigenlijk, met non-boarding. Op enig moment heb ik gewoon gedacht: daar moet ik wat aan kunnen doen.

En zo werd ik onboarding consultant.

Onboarding

Waarom is onboarding belangrijk?

Als medewerkers succesvol zijn en zich betrokken voelen bij de organisatie is er minder verzuim, het verloop is lager. De sfeer is beter.

Wanneer je een goed onboarding proces hebt, is de inwerkperiode korter en hoef je minder beroep te doen op bestaande medewerkers in die periode.

Bij grotere organisaties is het fijn wanneer medewerkers allemaal min of meer op dezelfde manier worden ingewerkt. En dat een HR-afdeling de uitvoering over kan laten aan afdelingen zelf. Terwijl ze wel de regie heeft.

Hoe belangrijk is onboarding in de employee experience?

Onboarding is slechts een klein – maar wel heel belangrijk - onderdeel van de totale employee experience. Deze employee experience begint bij de eerste kennismaking met een organisatie of merk. Daarna krijg je de werving & selectie periode en na het ondertekenen van een overeenkomst start de onboarding, of eigenlijk noemen we dat pre-boarding omdat de medewerker dan nog niet echt in dienst is.

Wat is een bekende mythe over onboarding en kun je deze ontkrachten?

Of het een mythe is weet ik niet, maar de meeste bedrijven hebben enkel een algemeen onboarding programma waar iedereen doorheen moet. Hoe leuk dan ook, met een app, met filmpjes over het bedrijf, enz..

Deze bedrijven vergeten het belang van het persoonlijk maken van het programma. Iedere afdeling heeft een eigen cultuur. Die filmpjes laten alleen algemene indrukken zien. Bovendien vertellen ze niets nieuws.

Ieder individu is uniek en heeft idealiter zijn eigen inwerkprogramma. Mensen op operationele afdelingen werk je anders in dan mensen op stafafdelingen.

Onboarding wordt vaak geregeld door HR, maar niet alle organisaties hebben een HR afdeling. Denk aan MKB bedrijven.

Hoe kunnen zij toch aan de slag met onboarding?

Het gaat erom dat je iemand verantwoordelijk maakt voor de onboarding. Niet of je een HR-afdeling hebt. Bedrijven met minder dan 100 medewerkers hebben vaak niet eens een full time HR manager terwijl je je al bij je eerste personeelslid af moet vragen hoe je die gaat inwerken en hoe je die bindt.

Heb je tips voor managers om aan de slag te gaan met onboarding?

Jazeker wel. De belangrijkste tips:

  • Zorg eerst voor een goede businesscase. Je wil prioriteit, budget en betrokkenheid. Zonder die businesscase ga je die niet krijgen.
  • Betrek vanaf het begin je belangrijkste stakeholders. Bedenk dat wie je niet meteen betrekt later wel eens een drempel kan vormen wanneer er besluiten genomen moeten worden.
  • Maak iemand verantwoordelijk voor onboarding. Je doet het er niet zomaar even bij.
  • Besteed uitgebreid aandacht aan de analyse van de huidige situatie en het ontwerp van je nieuwe onboarding roadmap. Betrek daar de stakeholders bij die ik net noemde. Dan heb je meteen consensus.
  • De laatste tip: Kijk bij het ontwerp zoveel als mogelijk enkel naar het proces. Laat je niet leiden door afhankelijkheden of beperkingen in budget, IT, tijd, etc.. Pas nadat je je optimale proces hebt ontworpen kijk je (met zijn allen) naar de onderwerpen waar je concessies op moet gaan doen. Dan zie je het onderling verband en je bereikt ook daar consensus.

Workshop: Onboarding op de Agenda
(afb.: Workshop Onboarding op de Agenda)

Wat zijn drempels wanneer je onboarding implementeert waar je rekening mee moet houden?

En onboarding gaat nou net over het wegnemen van die drempels.

Bij pre-boarding: De medewerker is nog niet in dienst en moet nog niets. Maak het dus leuk. Geen handboek soldaat of regels en protocollen, tenzij dat i.v.m. veiligheid of hygiëne noodzakelijk is voor de eerste werkdag. Wel (digitale) rondleidingen, kennismaking, chat, vrijdagmiddagborrel, etc..

Nieuwe medewerkers ervaren soms een drempel wanneer zij vragen hebben. Het aanstellen van een buddy verlaagt die drempel.

Maar niet iedereen is geschikt als buddy of wil als zodanig werken. Een buddy moet zorgvuldig worden geselecteerd en opgeleid worden.

Wat is de grootst gemaakte onboarding fout?

Die fout heb ik ook gemaakt. Aanvankelijk pitchte ik vnl op de software die ik als ondersteuning inzette. Maar ik merkte al gauw dat me dat veel te veel beperkte bij het ontwerpen van een goed onboarding proces. Terwijl het daar nou net om draait.

Eerst een goed proces ontwerpen, dan kijken hoe je daar komt (hoe je je project faseert) en daarna pas kijken naar wat je daarbij gaat gebruiken.

Tegenwoordig ben ik een van de weinige platform onafhankelijke onboarding consultants en maak gebruik van wat het beste past. Soms is dat een systeem dat ze al gebruiken. Of een app. Of een leerplatform, zoals bijvoorbeeld Pluvo. Of een combinatie.

Wat vind je van Japke-d. die onboarding vooral bestempelt als een jeukwoord? Heeft ze gelijk?

Ach, ik kan er wel mee lachen. Japke-d reageert hier natuurlijk op het gebruik van kantoorjargon en niet tegen onboarding als onderdeel van de employee experience. En dan heeft ze natuurlijk gewoon gelijk. Ik spreek zelf ook liever over ‘werven – inwerken – behouden’ van medewerkers of over een introductieprogramma. Als ik bij onze lokale ondernemers ga vertellen dat ze hun nieuwe medewerkers vooral goed moeten onboarden lachen ze me vierkant uit.

Stel: Je gaat ergens werken, in een nieuw bedrijf. Hoe ziet de perfecte onboarding eruit?

Dat is een hele lastige. De perfecte onboarding, als die al bestaat, is per bedrijf verschillend. Zelfs per bedrijfsonderdeel of afdeling kunnen verschillen zijn. Op operationele afdelingen krijgen andere zaken prioriteit dan op bijv. stafafdelingen.

Wat je wel kunt zeggen is dat je tijdens de pre-boarding fase, dus de periode tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag, de meeste winst kunt behalen. Maar dan moet je het wel LEUK maken. De medewerker is immers nog nergens toe verplicht.

Je richt je dan vnl. op het leren kennen van het bedrijf, de afdeling, de collega’s. Met video, chat, een borrel (?). Daarmee geef je je nieuwe medewerker zo’n ontzettende voorsprong!

Algemene vragen

Onboarding kan grote invloed hebben op werkgeluk. Wat is volgens jou werkgeluk?

Ik ben werkgelukkig wanneer ik waarde toevoeg en plezier heb in wat ik doe. Dus dan heb ik het over nut en zingeving en over blij zijn.

Hoe heb je met jouw service en ervaring impact gemaakt bij bedrijven?

Men staat echt te kijken van hoe snel we (samen) een analyse kunnen maken van de huidige situatie en de manier waarop overeenstemming wordt bereikt over het ontwerp van de nieuwe roadmap.

De bijvangst van onboarding – kennisborging – wordt vaak pijnlijk duidelijk.

Onboarding kan ik nog wel eens naadloos laten overgaan in persoonlijke ontwikkeling. Als je bij onboarding gebruik maakt van bijvoorbeeld een leerplatform als Pluvo, dan kan dat ook.

Veel ‘collega’ onboarding consultants zijn in dienst van een leverancier van tooling. Een app of een leermanagement systeem. Ik gebruik bij voorkeur de dingen die al aanwezig zijn bij een bedrijf, als het proces dat toelaat. Dan maak je dus impact door ‘anders’ gebruik van bestaande tooling. Maar daarmee is de acceptatie bij bedrijven en medewerkers groter, de tijd die nodig is voor implementatie korter en de investering lager.

Toekomst

Wat zijn jouw eigen toekomstdromen?

Zakelijk hoop ik op niet al te lange termijn mijn eigen personeel te moeten onboarden. Ik werk nu als zelfstandig consultant nauw samen met mijn leveranciers en collega consultants. Maar bij een al te flinke groei zal ik toch ook aan personeel moeten. Voor administratie, maar ook trainers en projectmanagers.

Privé leef ik eigenlijk mijn dromen nu. Ik heb een fijn gezin, ik neem de tijd voor vrienden en sporten en ik hou van mijn werk (waardoor dat niet als werk voelt).

Hoe zie je de toekomst van onboarding voor je?

Zo lang er sprake is van een krappe arbeidsmarkt neemt het belang van een goede onboarding alleen maar toe. Maar ook wanneer de situatie veranderd is onboarding belangrijk.

Alleen verschuift de focus binnen de employee journey dan meer naar bijv. merkbeleving en de werving & selectie. Om heel gericht te communiceren met de juiste kandidaat.

En daar moet vervolgens je onboarding proces weer helemaal op worden afgestemd omdat deze ook onderdeel is van de employee journey.

Bij bedrijven zal onboarding van bestaande medewerkers meer aandacht krijgen. Omdat je bij een verandering van functie deels opnieuw ingewerkt moet worden. Maar ook omdat bedrijven zich beseffen hoe belangrijk kennisborging eigenlijk is. En bij alles wat je vastlegt binnen je onboardingproces ben je ook daarmee bezig.

Technisch zal er een verdere verschuiving zijn naar digitale onboarding. Er wordt al gebruik gemaakt van bijv. virtual reality bij onboarding.

Er zal meer ruimte komen voor coaching op vaardigheden en gedrag tijdens de onboarding. Onboarding wordt ook persoonlijker, meer maatwerk.

Afsluiting

Wat hadden we je moeten vragen, wat we niet gevraagd hebben?

Mij wordt vaak gevraagd waar te beginnen met onboarding. Wanneer een bedrijf wil starten ziet men vaak door de bomen het bos niet. Er zijn een aantal dingen die je kunt doen om snel een beeld te krijgen.

Bijv. je medewerkers tevredenheid in kaart brengen. Wel met meer dan een medewerkersonderzoek.

Bijv. een analyse van de huidige situatie. Ik heb daarvoor een spel ontwikkelt dat je binnen no-time inzicht geeft dat je eerder niet had.

Datzelfde spel kun je spelen voor het ontwerpen van de gewenste situatie. Maar dat kost wat meer tijd.

Wat is het laatste dat je de luisteraars wil meegeven?

Dat is het antwoord op een andere vraag die veel gesteld wordt, “hoe krijg ik het onderwerp op de agenda bij beslissers”. Men is op zoek naar prioriteit en budget.

Als je het belang inziet van een goede onboarding maar moeite hebt met het overtuigen van de beslissers, dan schrijf je een businesscase. Om je daarbij te helpen geven wij workshops "Onboarding op de Agenda". En dat kan zeker ook incompany georganiseerd worden.