Clubs die verloop willen beperken en nieuwe medewerkers snel willen laten meeproduceren, steken energie in ‘onboarding'. Wie het serieus aanpakt, ontwerpt daarvoor een leerarrangement met bouwstenen die klaar liggen. Komt er een nieuw mens aan boord, dan trek je wat zij nodig heeft uit de kast en ín een lms. Hoe ziet zo’n ontwerp eruit?

In een krappe arbeidsmarkt komt het erop aan om de beginner meteen te omarmen én effectief te laten leren. Peter Haasdijk van Labby heeft zich in onboarding gespecialiseerd, met in Moodle gebouwde tools. We hebben samen het Blendwiel toegepast op een belangrijk leerdoel voor onboarders: informatie vinden in een producten- en dienstencatalogus. Op het eerste gezicht een instrumenteel doel, terwijl een belangrijk doel van onboarding juist de socialisatie is van de nieuwe medewerker. Toch nemen we die catalogus als voorbeeld. Het Blendwiel liet ons namelijk zien hoe sociaal leren bij een vaardigheid kan worden ingezet. Dit ontwerp heeft uitstraling naar de competentie van het hele bedrijf als community en dus een hoge return on investment.

De case: installatiebedrijf Nellens wil de werkdruk van de ketel

Nellens is een mkb-bedrijf met 35 medewerkers, van wie er 20 dagelijks bij klanten iets aan het verkopen, installeren of repareren zijn. Peter staat de HR-manager van Nellens bij. De HR-man heeft geld en tijd verspild aan een dure app die niet bleek te passen bij Nellens. Een goede, nieuwe kracht is weer vertrokken. En dat terwijl er de komende 2 jaar juist 20 mensen bij moeten komen om de groeiende vraag naar duurzame techniek op te vangen. Hij krijgt van de directie nog één kans om in onboarding te investeren en heeft Peter mogen inhuren. Lees er meer over in Peters verhaal. Peter is nét iets meer van de ict dan van de didactiek en heeft mij daarom gevraagd een slinger aan het Blendwiel te geven. Ons uitgangspunt is dat nieuwe mensen vanaf dag 1, of zo mogelijk al vóór dag 1, gaan leren.

Zoals Nellens zijn er veel technische bedrijven die staan te springen om personeel. Ik zit zelf vol in de renovatie van onze boerderij uit 1932 en hoor niet anders van de mannen van vloer, water, elektra, warmtepomp en stuc- en schilderwerk. Trouwens heel inspirerend om hen te vragen hoe zij leren. Wat doen ze als ze het even niet weten? Kijken in de manuals, uitproberen, vaker doen en dan aan je collega’s uitleggen wat je hebt uitgevonden. Een training? ‘Tijdverspilling, ik wist alles al, maar ik moest er heen voor de certificering.’

Eén doel van onboarding: informatie kunnen vinden

Peter en ik namen een doel onder de loep dat in vrijwel elke onboarding aan bod komt: informatie vinden in een producten- en dienstencatalogus. De nieuwe medewerker moet weten wat zij verkoopt en wat ze geacht wordt te kunnen installeren. Ze hoeft niet alle 200 varianten en onderdelen uit het hoofd te kennen, maar moet ze kunnen vinden én matchen met een klantvraag. Die catalogus is haar belangrijkste tool.

Wie vertrouwt op haar tools, voelt zich zeker in het werk en aardt sneller.

Tegenwoordig zijn die catalogi van technische dingen digitaal en heeft de installateur ze op een tablet, maar dan nog… Wie er wel eens één heeft ingekeken, kan zich voorstellen dat je even moet doorhebben hoe je daar snel iets in vindt en hoe je die informatie dan kan gebruiken als je bij een klant bent. Oude rotten denken dat ze alles wel in het hoofd hebben, maar kunnen onbewust onbekwaam zijn. Nieuwe mensen nemen vast en zeker wat mee uit hun vorige job, maar zullen in het begin heel veel moeten zoeken. We zien kansen voor Nellens; de nieuwe maakt meteen betere keuzes, werkt sneller en beperkt kostbaar 'rework'.

Peter en ik hebben samen een 'leerdoelkaart' ingevuld waarop we het onderwerp ‘kunnen werken met een catalogus’ op zijn Blooms hebben uitgeplozen. We kwamen tot de volgende leerdoelen.

leerdoelen

Hoezo drie doelen?

Aan één doel hadden we niet genoeg. Het is een drietrapsraket geworden:

  1. Ik vind het belangrijk om snel relevante informatie te vinden (voelen/vinden)
  2. Ik kan op basis van het type vraag de beste zoekprocedure kiezen (begrijpen)
  3. Ik kan de beste zoekprocedure uitvoeren om snel relevante en correcte antwoorden te geven (toepassen)

Ontwerpen begint bij leerdoelen die je écht goed gidsen door alle mogelijke didactische hoeken en gaten in een leeromgeving. We hadden kunnen volstaan met ‘informatie vinden in de producten- en dienstencatalogus’. Als je daar de taxonomie van Bloom naast houdt, is dit onmiskenbaar een doel op het niveau van toepassing. De vraag is echter: willen én kunnen ze meteen gaan oefenen of zijn er voorwaardelijke niveaus?

Bloom heeft het nooit gehad over ‘attitude’. De Waarom?-vraag kunnen beantwoorden met als resultaat ‘Ja, ik wil dit leren!’ lijkt mij echter een onmisbaar leerniveau en daarom heb ik dat als voelen/vinden toegevoegd aan mijn visuele weergave van Blooms taxonomie (zoals hij in 2001 is vernieuwd door Anderson & Krathwohl).

Volgens Peter ziet lang niet elke nieuwe medewerker het kunnen navigeren door een digitale catalogus als iets dat je moet leren. Daarom voegen we 'ik vind het belangrijk' als leerdoel toe. Pas als ze een antwoord heeft op de Waarom-vraag, zal ze 'Ik wil' zeggen tegen het hele arrangement dat we aan het ontwerpen zijn.

Tussen belangrijk vinden en toepassen bouwen we nog een niveau in, namelijk begrijpen. Zoeken, vinden, navigeren, hoe je het ook noemt, is een procedure. Nu blijkt zo’n catalogus zo complex te zijn, dat:

  • er meerdere zoekmogelijkheden zijn (je komt niet ver met het alfabet als je niet weet hoe het ding heet)
  • een Nellens-logica ten grondslag ligt aan de indeling van de catalogus
  • verschillende typen vragen tot andere antwoorden leiden
  • één vraag alleen kan worden beantwoord door informatie op verschillende plaatsen in de catalogus te combineren

Dus ook voor het begrijpen van de zoekprocedures moeten we iets ontwerpen, anders kan ze niet de juiste procedure kiezen.

Heb je het werk op de juiste niveaus ingeschaald, dan blijk je op één onderwerp dus drie specifieke leerdoelen te hebben geformuleerd. Je kúnt nog verder doornerden, bijvoorbeeld ‘hoe snel is snel?’, of ‘hoeveel alternatieve zoekprocedures?’ maar voor nu is het zo al veel sturender én toetsbaarder dan ‘informatie vinden’.

Dit gedoe is nodig als je iets met analytics wilt

Er is nog een heel belangrijke, en een beetje hyperige, reden om zo specifiek te zijn met je doelen. Iedereen wil dolgraag dat leren flexibel en adaptief wordt. Het is mijn overtuiging dat dat alleen lukt als je bereid bent om heel precies te zijn met formulering van leerdoelen. Je moet de 'stopovers' op de route kennen, want alleen dan weet je waar je hem kunt inkorten of verlengen. Ik maak 'begrijpen' dus heel specifiek voor dit onderwerp en formuleer het als kiezen, want dat is zichtbaar gedrag en dat kan ik hard toetsen zodat er data uitkomen.Vaak zie ik zogenaamde leerdoelen die niet meer dan een onderwerp aanduiden, bijvoorbeeld ‘werken met de catalogus’, ‘specificaties van KRAG warmtepomp’ of ‘adviserend verkopen’. Daar kun je geen adaptieve leerpaden op ontwerpen, want je analytics engine kan er geen chocola van maken.

Ons leerpad

In onze case ontwerpen we voor deze bouwstenen in het leerpad. Voor elk doel maken we een opdracht.

bouwstenen in het leerpad

Je ziet opties om sneller of langzamer te gaan:

  • Als een nieuwe medewerker er blijk van geeft al gemotiveerd te zijn, kan ze meteen instappen op toepassingsniveau
  • Denkt ze al behoorlijk handig te zijn met een digitale productencatalogus, dan mag ze de begrijpen-stap ook skippen
  • Ontdekt ze bij de toepassing dat ze te veel fouten maakt of te traag gaat, dan kan ze snel terug naar begrijpen en in een volgende toepassingsronde beter scoren.

Drie leerdoelen, drie ontwerpen

Voor elk leerdoel stellen we de tandwielen op het Blendwiel in om tot een ontwerp van de opdracht te komen waarmee de lerende het doel behaalt.

Ik vind het belangrijk om snel relevante informatie te vinden

De Waarom en Waartoe-vraag vormen altijd het startpunt van het Blendwielen. We hebben geconstateerd dat nieuwe medewerkers het niet zomaar belangrijk vinden, dus daarvoor hebben we het voelen/vinden-doel geformuleerd. Daarvoor moeten we een opdracht ontwerpen.

De nieuwe medewerkers gaan een klein aantal video's (WAARUIT) beoordelen (HOE) waarin ze iemand zoals zij zien werken met de catalogus in een aantal verschillende, een beetje spannende situaties. In de video's treedt een acteur op in Nellensbedrijfskleding (dat is de 'peer' bij MET WIE). Ze zien en horen uit de voice over van de acteur dat het niet in elke situatie perfect gaat en gebruiken alle informatie om de prestatie te scoren op criteria.

Deze situaties zijn ingebracht door ervaren collega's die handig zijn met de catalogus en als taak hebben om hem actueel te houden. Bijvangst: je werkervaring expliciteren is een krachtige leerervaring. Voor hún leerproces kunnen we ook een Blendwiel configureren.

Het gaat hier niet om de accuratesse van het oordeel; het scoren van gedrag is primair een strategie om hen het effect te laten voelen van matig/goed/beter kunnen vinden van informatie. Ze gaan hun oordelen bespreken met een ervaren collega die hen tijdens de hele onboarding coacht (MET WIE). Dit alles speelt zich af in een LMS (WAAR). De nieuwe medewerker doet het op zijn eigen tijd, maar ziet wel wanneer zij klaar moet zijn. Al met al is ze een paar minuten per situatie kwijt (WANNEER). De tools zijn een feedbackformulier per video en de chat voor de dialoog met de coach (WAARMEE).

Ik kan zoekprocedures kiezen (begrijpen)

Nu de lerende gemotiveerd is, kan zij meteen gaan proberen toe te passen of eerst de zoekprocedures aanleren. Dit ontwerp voor het niveau begrijpen lijkt het meest op het leren dat we doorgaans op een platform aantreffen: door te klikken in een e-learningmodule.

De nieuwe medewerker kijkt naar uitlegvideo's. Dit zijn uitgewerkte screencasts van de situaties in de voorgaande opdracht, verpakt in een e-learningmodule. Ze ziet weer hetzelfde character in de rol van peer aan het werk. (Slim hergebruiken en verrijken). Dit doet ze individueel maar omdat ze de peer ziet, heeft het toch een sociaal kantje (MET WIE). Ze kan het alleen, want er is niemand nodig voor feedback. Ze oefent met interactieve simulaties van de catalogus die gemaakt zijn met Articulate Storyline of Captivate of zo (WAARMEE - zowel de e-learningmodule als de catalogus zijn tools om mee te leren). Ze is nog niet in het werk of in een andere fysieke ruimte aan het leren, want het lms is nog steeds het handigst. Daarin hangt die e-learningmodule (WAAR). Ze doet het ook weer op eigen tijd en doet er zo lang over als nodig (WANNEER). Maar ook hier is een deadline. Ze moet immers wel dóór naar die toepassing en dat zijn wél geplande events.

Ja, dit is ook voor kleine organisaties een realistische investering (zie het eind van het verhaal)

Ik kan de beste zoekprocedure uitvoeren om snel relevante en correcte antwoorden te geven (toepassen)

Om zelfstandig succes te hebben met die catalogus, is veel oefening nodig, want het zoeken moet geautomatiseerd worden. Wat is daarvoor nu een strategie die effect heeft op de hele organisatie?

De nieuwe medewerker gaat leren van klantvragen die in diverse digitale media aan haar gepresenteerd worden (WAARUIT). Mét haar eigen team gaat ze gamen tegen andere regioteams in het bedrijf (MET WIE - alle teams vormen samen een community) om die vragen te beantwoorden. Welk team kan het snelst de meeste relevante informatie vinden in de catalogus? Er is een aantal rondes die ingepland worden in de agenda. Tijd is nu een belangrijke factor omdat ze voor haar team speelt en moet kunnen overleggen. Haar teamgenoten zijn tegelijk online. Er is een jury bestaande uit de beheerders van de catalogus. Elke sessie is een spelronde met moeilijkere vragen en meer punten. De zoekvragen komen uit het service administratiesysteem.

Het effect van deze game gaat veel verder dan de nieuwe medewerker die snel leert zoeken in een catalogus:

  • de nieuwe medewerker leert haar teamgenoten kennen (socialisatie)
  • álle medewerkers worden geprikkeld om die catalogus weer eens goed door te vlooien en nieuwe producten te ontdekken
  • medewerkers komen zoekvragen tegen waaraan hun collega's hebben gewerkt
  • sommige oude medewerkers blijken nog niet goed met de catalogus te kunnen werken
  • de catalogus zélf wordt ook weer eens goed gereviewed

Kan dit uit? Wat is de business case?

'Idioot!', denk je misschien. 'Welk mkb-bedrijf gaat zoveel investeren in een onboarding-leerarrangement?' Wat we hier aan het doen zijn, kost natuurlijk tijd en geld. Ontwerpen heeft aandacht nodig, een soort van vertraging, terwijl de meeste opdrachtgevers van 'iets met e-learning' meteen in de uitvoering willen gaan. Terwijl even gaan zitten voor een goed ontwerp je zoveel geld kan besparen!

Je hebt gezien dat er na het kletsen over het ontwerp heel wat gemaakt moet worden om deze geblendwielde ideeën te realiseren: scripts voor video's, simulaties programmeren, wat gaming inbouwen, aardig wat schrijf en productiewerk. Dit kan echt uit. HR-mensen weten wat het werven en inwerken van nieuwe medewerkers kost en dus ook hoe groot de verliezen zijn als goede mensen te snel naar een concurrent vertrekken. Peter heeft de business case voor Nellens doorgerekend. Uit deze eenvoudige business case blijkt dat de investering voor Nellens een zgn. no-brainer is. De extra investering staat in geen verhouding tot de opbrengsten c.q. besparingen. Nellens zou het zich kostentechnisch zelfs kunnen veroorloven om het hele traject overnieuw te doen en daarbij de diverse onboarding doelen te 'blendwielen'.

En denk ook aan de bijvangst die je in de loop van het verhaal is opgevallen. Iedereen in het bedrijf werkt en leert mee aan de ontwikkelen van het leerarrangement.

Vragen?

Wil je meer weten over ontwerpen van blended learning, bij voorbeeld voor onboarding? Stel je vragen op de MoodleMoot Benelux op 23 oktober in Amersfoort, want dan gebruik ik deze casus voor uitleg van ontwerpen met het Blendwiel. Alles wat ik hier beschrijf, is in Moodle te realiseren! Kun je niet op 23 oktober, dan weet je me te vinden.

Isabelle Langeveld

Isabelle Langeveld
Helder & Wijzer