businesscase onboarding

Wanneer je te maken krijgt met ongewenst verloop van personeel word je, net als Pieter, ongetwijfeld wat onrustig. Als afdelingsmanager of als manager van de HR afdeling wordt je immers dagelijks geconfronteerd met de gevolgen ervan voor je bedrijf. En natuurlijk wil je daar wat aan doen.

Krijg je bij exitgesprekken signalen dat verwachtingen niet zijn uitgekomen? Of geeft men aan dat er betere training nodig is? Voelt de vertrekkende medewerker zich onvoldoende betrokken of gewaardeerd? Al deze signalen kunnen duiden op het ontbreken of niet voldoende volwassen zijn van een onboarding programma.

Een goede onboarding helpt je aan succesvolle en betrokken medewerkers en levert bovendien een substantiële bijdrage aan de doelstellingen van het bedrijf.
 

succesvolle en betrokken medewerkers

Volgens het jaarlijkse HR Trends onderzoek van adviesbureau Berenschot is werven, inwerken en behouden van medewerkers de belangrijkste HR trend voor het komende jaar. Reden is o.a. de steeds krapper wordende arbeidsmarkt.

Hoe krijg je onboarding op de agenda bij de beslissers? Je maakt een goede kans wanneer je antwoord kunt geven op de volgende vragen:

  1. Hoe levert onboarding een bijdrage aan deze en afgeleide (bijv. HRM) doelstellingen?

    Bij het beantwoorden van deze vraag wordt vaak verwezen naar onderzoeksresultaten. Verspreid over meerdere jaren en vaak uit het buitenland. Daarom vermelden we hieronder wel de conclusies maar niet de percentages.

    Hogere productiviteit :

    • Werknemers weten sneller wat er van ze verwacht wordt en ze krijgen de middelen die daarvoor nodig zijn.
    • Een effectief onboardingtraject kan de productiviteit aanzienlijk verhogen.
    • Werknemers die goed onboard zijn, doen meer moeite om hun werk goed uit te voeren.
    • De best presterende organisaties beginnen al met het onboarden van nieuwe werknemers voor de eerste werkdag.

    Minder verloop:

    • Wanneer onboarding al begint bij het werven zal een werknemer minder snel voor verrassingen komen te staan en is de kans dat deze de organisatie snel weer verlaat een stuk kleiner.
    • Het zelfde geldt voor werknemers die succesvol zijn in hun werk en betrokken zijn bij het bedrijf en de collega’s.
    • Het ontbreken van informatie en duidelijke richtlijnen over verantwoordelijkheden is voor medewerkers die al snel het bedrijf verlaten aanwijsbaar reden voor het vertrek.

    Meer betrokken werknemers:

    • Er is een duidelijk verband tussen onboarding en de betrokkenheid van de medewerker. Betrokken medewerkers laten een hogere medewerkerstevredenheid en een lager verloop zien. Daarom is het belangrijk om hen te helpen de weg te vinden in de eigen cultuur die ieder bedrijf uniek maakt.

    Beter voldoen aan wet- en regelgeving:

    • De medewerker moet tijdens het inwerken bekend gemaakt worden met alle wettelijke en interne regels, wetten en voorschriften die er binnen het bedrijf gelden. Dit voorkomt kosten en verminderde productiviteit.
       
  2. Wat is er nodig om het beoogde niveau van onboarding te bereiken binnen jouw bedrijf.

    Dit is afhankelijk van de huidige situatie en van het ambitieniveau op dit gebied. Samen bepalen zij de doelstellingen van je onboarding programma:

    • Ga je voor de basics? Dan heb je in ieder geval je administratieve activiteiten op orde. Denk aan opnemen in de personeels- en salarisadministratie, de toegangspas, visitekaartjes, een parkeerplek, apparatuur, eventuele handboeken, de rondleiding.
    • Helemaal aan de andere kant van het spectrum zorg je er voor dat medewerkers succesvol zijn en dat zij betrokken zijn bij je bedrijf. Een gedeelte van hun onboarding bestaat uit op de persoon afgestemde informatie en opdrachten welke o.a. door directe collega’s is samengesteld. Er is een naadloze overgang naar bijvoorbeeld een persoonlijk ontwikkelplan. Zij krijgen persoonlijke begeleiding van een collega of afdelingsmanager (buddy).
       
  3. Wat zijn de kosten en opbrengsten van jouw voorstel?

    Hier zijn we aanbeland bij de “financiële paragraaf” van je business case. Dit gedeelte is voor ieder bedrijf anders en hangt, behalve van de doelstellingen, af van het antwoord op onder meer de volgende vragen:

    • Wat is de reikwijdte of het bereik van je programma? Welk type medewerkers of functies, wanneer wil je starten, wat is de duur van onboarding, etc.
    • Kun je onboarding inrichten met bestaande middelen? Eerst je proces op orde en dan de tooling bepalen (niet andersom). Welke personen zijn betrokken bij de uitvoering van onboarding wanneer je je programma hebt opgeleverd?
    • Heb je te maken met beperkingen? Denk aan budgetsoorten waarvoor beperkingen gelden maar ook bepaalde technologieën, standaarden, eisen t.a.v. uitwisseling van data met bestaande (HR) systemen.
    • Welke afhankelijkheden zijn er met andere bedrijfsonderdelen, HRM, Security, Facilitair, IT, Opleidingen?

 

businesscase onboarding

Kortom: je maakt een business case.

Op basis van het verhaal van Pieter, HR manager bij Nellens, maakte ik een voorbeeld voor een eenvoudige business case.

open businesscase (pdf)

Wat je zult ontdekken in deze eenvoudige business case is dat de investering voor Nellens een zgn. no-brainer is. De extra investering staat in geen verhouding tot de opbrengsten c.q. besparingen. Nellens zou het zich kostentechnisch zelfs kunnen veroorloven om het hele traject overnieuw te doen.

Het maken van een business case is eigenlijk niet eens zo heel erg lastig. Mits je maar weet wat je met onboarding wil bereiken, wat er haalbaar is en je je metrics op orde hebt (m.n. HR analytics).

Met de informatie uit dit artikel en de eenvoudige business case zou je in ieder geval de aandacht moeten kunnen krijgen voor het onderwerp onboarding. Maar het onderwerp op de agenda krijgen is één, een toekomstvaste realisatie en implementatie is een heel ander verhaal:

  • Stap niet in dezelfde valkuil als Nellens en start bij het proces i.p.v. de tooling.
  • Betrek vanaf het begin af aan de juiste stakeholders.
  • Zorg voor gefaseerde implementatie wanneer de stap van huidige naar gewenste situatie te groot is. Kijk wat kan.
  • Geef uitgebreid aandacht aan de implementatie binnen de organisatie en maak een opleidingsplan onderdeel hiervan.