angst

Pieter werkt nu zo’n zeven jaar als HR Manager bij Nellens Techniek, een middelgroot installatiebedrijf met 35 man personeel. Dit bedrijf levert innovatieve oplossingen voor toegangscontrole en beveiliging. Nellens wil flink gaan uitbreiden, de zaken gaan goed. Misschien een beetje te goed …

Regelmatig staan er managers van andere afdelingen aan zijn bureau. Zij zetten alle zeilen bij maar desondanks blijft de werkdruk op de afdeling en in het veld veel te hoog. Dat kan niet goed blijven gaan. “Er moeten echt mensen bij,” denkt Pieter. Het wil echter maar niet lukken om personeel aan te trekken met de juiste kennis en ervaring.

Het bedrijf heeft op dit moment onder andere te maken met een te hoog verloop van personeel. Het bezorgt Pieter slapeloze nachten. “Alle kennis binnen ons bedrijf loopt op deze manier weg.” En die zorg is terecht want de huidige arbeidsmarkt maakt het lastig om goed personeel te werven. En personeel behouden lijkt soms wel een nog grotere uitdaging.
 

  Nellens had een goede kracht aangenomen, geworven via een bureau bij een branchegenoot. De man nam een enorme hoeveelheid kennis en ervaring mee. Top!
Maar na enkele maanden vertrok hij weer. De reden? “Ik voel me nog steeds niet echt thuis in de groep.” Ook had hij het idee dat hij zijn kennis niet echt kon delen met zijn nieuwe collega’s.
Alle pogingen om hem te behouden voor het bedrijf liepen op niets uit.
“Zo gewonnen, zo geronnen.”
 

 
Niet alleen Pieter maakt zich zorgen. Ook de directie van Nellens realiseert zich al geruime tijd dat het zo niet langer kan. Op deze manier is het wachten tot het bedrijf ten onder gaat aan zijn eigen succes.
“Zou het beter gaan wanneer we meer aandacht geven aan het inwerken van nieuwe mensen?” vraagt een van de directieleden zich hardop af. Hij had meerdere publicaties gelezen over dit onderwerp en de term “Onboarding” valt. Een populaire term die nogal eens in de allergie lijkt te zitten. Toch zou hier best eens de sleutel kunnen zitten.
Blij dat één van hen met een idee komt dat het probleem wel eens zou kunnen oplossen, schiet de directie meteen in de actie. Er wordt een shortlist van leveranciers van software samengesteld die men denkt nodig te hebben. Hieruit wordt een state-of-the-art pakket gekozen dat, niet geheel toevallig, ook in gebruik is bij twee van haar concurrenten. Pieter krijgt de opdracht een onboarding project te realiseren en het pakket te implementeren. De leverancier zal mee gaan werken in zijn projectteam.
Met gemengde gevoelens gaat Pieter aan de slag. Liever had hij gezien dat hij en andere belanghebbenden direct betrokken waren geweest bij het project en mee hadden mogen denken bij de aanpak. Toch neemt hij het project aan, zo kan het immers ook niet langer. Er moet iets gebeuren!

Drie maanden later is het project gerealiseerd. Informatie over het bedrijf, haar missie en visie, afdelingen, producten en diensten, de medewerkers. Het is allemaal opgenomen in de tooling.
Normen en waarden, handleidingen, procedures, alles te vinden via logisch navigeren of met behulp van een handige index.
De directie is tevreden met het resultaat. Supermooie tooling en content waar ook extern enthousiast op gereageerd wordt.

Maar helaas …

Na verloop van tijd blijkt dat de implementatie niet echt leidt tot verbetering van de situatie. Sterker nog, vaker dan voorheen staan er managers aan het bureau van Pieter. “Wij zijn steeds meer tijd kwijt aan het inwerken van mensen. En zo gemakkelijk werkt jouw nieuwe tooling niet!”
In de praktijk blijkt men de tooling helemaal niet te gebruiken en terug te vallen op het inwerken van nieuwe medewerkers zoals men altijd al deed. Medewerkers van de afdeling van Pieter worden zelfs vaker dan voorheen betrokken bij onboarding. Iets wat juist minder zou moeten worden. “Waar ligt dat aan? En wat gaan we eraan doen?”

In eerste instantie zoekt Pieter de oorzaak bij zichzelf. “Ik had vinger aan de pols moeten houden en ik had eerder moeten zien dat mijn eigen mensen vaker worden ingeschakeld.”
Pieter evalueert, samen met managers, betrokken medewerkers en zijn eigen mensen de afgelopen periode en biedt de evaluatie aan bij de directie.
Natuurlijk gingen er meerdere zaken niet goed bij dit project. Een voornaamste conclusies en aanbevelingen uit de evaluatie die Pieter zijn directie heeft aangeboden:

  • Van het begin af aan is er veel te veel focus geweest op de tooling. Over hoe het er uit ziet en overkomt bij concurrent en leverancier. Pieter was zich daarvan bewust maar heeft hier niet op geacteerd.
  • Er is geen aandacht besteed aan het ontwerpen van een goed proces voor dat werd overgegaan tot de pakketselectie. Hierdoor werd de tooling leidend en ontstonden er conflicten met de bestaande werkwijze.
  • Het personeel is niet voldoende vertrouwd gemaakt met het gebruik van de software en de verandering van werkwijze die dit tot gevolg heeft. Zij zijn niet in staat om nieuwe collega’s te voorzien van passende en persoonlijke informatie. Managers en HR worden vaker ingeschakeld.

Pieter weet wat hem te doen staat en vindt dat best spannend. De directie heeft zich gefocust op tooling en uitstraling naar derden. Het werkelijke probleem werd niet getackeld. Natuurlijk heeft hij een goede businesscase. Maar het is maar de vraag of hij er mee wegkomt wanneer hij vraagt een aantal zaken te heroverwegen. Om daarna direct aandacht te geven aan een goed proces en het betrekken van de juiste mensen?
De directie blijkt realistisch en zijn aanbevelingen worden overgenomen, o.a.:

  • Maak budget vrij voor een nieuw project met kennisborging en terugdringen personeelsverloop als doelstelling.
  • Onderzoek de mogelijkheden van een maatwerkvariant van de bestaande tooling.
  • Betrek mensen uit de operatie bij het herontwerpen van processen.
  • Bepaal welke veranderingen nodig en haalbaar zijn om de doelstellingen te bereiken en voer deze door.
  • Geef uitgebreid aandacht aan de implementatie binnen de organisatie en maak een opleidingsplan onderdeel hiervan.

Pieter mag starten met zijn nieuwe project. Nellens investeert in een maatwerkvariant van de tooling waarbij een goede aansluiting is gevonden op de manier waarop de mensen die ermee moeten werken dit het liefste zien. Zij krijgen straks ook ondersteuning van de leverancier wanneer de nieuwe software wordt geïmplementeerd, o.a. in de vorm van een aantal opleidingen.
Hiermee zou straks het borgen van kennis en inwerken van nieuwe medewerkers goed moeten kunnen verlopen.

“Dat was een harde les. Maar straks staat er wel iets waar we echt mee uit de voeten kunnen. Ondertussen eens nadenken over hoe we het werven van personeel anders gaan aanpakken,” fase II van het project. Pieter heeft al een paar ideeën.

Benieuwd hoe het Pieter verder vergaat? Of zit je met een vergelijkbare situatie? Bel +31 613 27 21 59 of

maak een afspraak

 

“You can't make decisions based on fear and the possibility of what might happen.”

― Michelle Obama